Teama față de firmele de contabilitate

Ne place să ne mândrim cu faptul că majoritatea clienților Cont Consulting sunt cel mai puțin amendați de către instituțiile din subordinea ANAF, iar acest lucru NU se întâmplă prin miracole sau practici oculte ci printr-o bună informare și organizare a lucrurilor.

Majoritatea antreprenorilor autohtoni care încep o afacere au „o doamnă” pe care o vizitează cam o dată pe săptămână, cu actele înghesuite într-o mapă de foi, chiar în cutii de pantofi, puse grămadă.

Acea „doamnă” este contabila, de cele mai multe ori fără studii superioare, care le preia documentele, face toate registrele și declarațiile obligatorii și le returnează documentele în 25 ale lunii următoare, puse în ordine. Bineînțeles că și contabilitatea primară este inclusă în acest pachet.

Pentru această muncă aceste „doamne” primesc, de cele mai multe ori „la negru”, între 50 și 200 de lei lunar. Bilanțul nu îl semnează „doamna”, nefiind expert contabil, are un mic „blat” cu un cabinet de expertiză care i le semnează (voi dezvolta acest subiect într-un alt articol).

În rest, toate documentele sunt făcute „pe răspunderea administratorului”, care nu știe, de cele mai multe ori, ce și de ce semnează.

Problema apare odată cu dezvoltarea firmei (cifra de afaceri mai mare de 100000 de euro pe an), când antreprenorul începe să ia credit de la furnizori și să ofere, la rândul său, credit clienților, să deducă și să colecteze TVA. Totul se ține frumos într-un tabel din Excel, „doamna” își continuă nestingherită activitatea, dar la un moment dat, totul se rupe pentru antreprenor, care nu mai poate să țină și socotelile și vânzările și întâlnirile cu clienții.

Atunci este momentul să caute două persoane: o secretară și reprezentantul unei firme de contabilitate (preferabil a noastră).

Bineînțeles că majoritatea antreprenorilor se sperie de costurile mari pe care le implică angajarea de personal pentru secretariat și contabilitate primară, mai ales contractarea unei firme de contabilitate.

Vă voi propune în continuare trei pași pentru a vă îmbunătăți afacerea, iar în descrierea acestor trei pași vă voi scăpa și de frica unor costuri mari.

  1. Scapă de „doamnă”!

Ai început cu ea, îți mai dă și sfaturi, o vezi ca pe o mamă a ta, economic vorbind, știu e greu, fiecare dintre noi ne atașăm de oameni, mai ales dacă ne sunt loiali.

De la cifra de afaceri de 100000 de euro în sus, „doamna” este toxică pentru afacerea ta. Iată și de ce:

  • Vei începe să ai controale de TVA, mai ales dacă vei desfășura o activitate de export și vei avea TVA de rambursat. Atunci trebuie să faci cerere de rambursare și vine controlul fiscal. 90% dintre „doamne” habar nu au despre regulile de deducere a TVA-ului, vei fi amendat și vei plăti dobânzi și penalități.
  • Vei avea nevoie de certificări pentru firma ta (pentru credite sau alte investiții), care înseamnă de cele mai multe ori că vei ajunge să fii auditat, de către un auditor financiar sau inspector fiscal.
    90% dintre „doamne” habar nu au ce înseamnă „principiul independenței exercițiului financiar”.
  • Vei avea nevoie de cineva care să își asume răspunderea pentru corectitudinea contabilității.
    90% dintre „doamne” nu sunt acreditate, nu oferă garanții financiare că în cazul în care ești amendat pentru un aspect contabil îți vor acoperi paguba. Firmele de contabilitate sunt obligate să încheie un contract de asigurare de risc profesional.
  1. Câți bani pierzi dacă faci această activitate ?

De câte ori vă gândiți la costurile angajării unei persoane care să se ocupe de secretariat și contabilitate primară, vreau să vă puneți această întrebare. Este vorba despre timpul pe care îl alocați afacerii voastre și despre prioritizarea lucrurilor pe care trebuie să le faceți pentru dezvoltarea acesteia.

  • Știai că Registrul de Casă pentru ziua în curs se întocmește la sfârșitul fiecărei zile și se semnează de către casierul desemnat ? (OMFP 3512/2008). Ai timp să faci această activitate ? Amenda este „doar” între 5000 și 10000 de lei.

Dacă ar fi să faci singur contabilitatea primară, sigur ți-ar lua minim o oră pe zi. Bineînțeles, vor fi și zile mai ușoare, dar dacă vei aduna orele petrecute pentru a te informa (legislație, programe, etc) și le vei împărți la numărul de zile lucrătoare, acolo vei ajunge.

Planifică-ți cât vrei să câștigi într-un an, împarte suma la 264 de zile lucrătoare dintr-un an și apoi la 8 ore pe zi.

Cât înseamnă deci o oră în fiecare zi ? La 100000 de euro cifră de afaceri / 264 de zile lucrătoare dintr-un an / 8 ore pe zi, înseamnă că pierzi în fiecare zi 47,39 euro făcând contabilitate primară.

Cât costă o secretară și o firmă de contabilitate într-o lună ? Vezi cum îți dă!

În plus, acest calcul este gândit fără a lua în considerare faptul că în una din acele zile ai putea găsi contractul vieții tale și fără a lua în considerare eventualele amenzi pentru neîntocmirea la timp a documentelor (poate nu le faci într-o zi, că în firma ta nu te controlează nimeni).

  1. De ce o firmă de contabilitate ?

Răspunsul este simplu: suntem informați, avem practica exercițiului zilnic, suntem acreditați, răspundem contractual pentru ce facem.

De câte ori negociez un contract îmi place să îmi întreb interlocutorul câte amenzi a luat anul trecut și care este valoarea lor totală. Apoi să adune TVA respinsă la rambursare, dobânzi, penalități de întârziere și alte accesorii pe care le-a suportat, plus banii „la negru” pe care i-a dat unei „doamne”. Apoi să împartă suma rezultată la 12 luni și să spună dacă tariful propus de mine i se pare mare.

Dacă tot i se pare mare, să adauge la această sumă stresul pe care îl are că dacă mâine i-ar veni un control de la ANAF ar putea găsi nereguli în contabilitatea firmei sale, să-mi spună cât ar da ca să scape de acest stres.

Merg și mai departe. Dacă firma mea greșește, am asigurare de risc și își recuperează banii. Cât costă o astfel de poliță de asigurare dacă ar fi să o facă pentru el ?

Firma mea nu are tarife mari, ele sunt structurate în funcție de fiecare afacere, dar îmi place să spun că ce ofer valorează mai mult decât plătesc clienții mei.

Și în încheiere, vreau să mai dărâm un mit, cel al departamentului de contabilitate intern care se ocupă 100% de treburile firmei, este format din oameni motivați și face mult mai mult decât o firmă de contabilitate.

Nu-i așa pentru că:

  • o persoană angajată „costă” un salariu plus contribuțiile sociale obligatorii (pe care lucrul cu o firmă nu le implică). Plus softul de contabilitate, cel de salarii, cel legislativ și cel pentru semnătura electronică.
  • o persoană angajată riscă să se plafoneze, să nu se mai informeze și să nu mai fie eficientă. Și dacă o trimiți la cursuri de perfecționare, costă.
  • o firmă de contabilitate este rutinată în relația cu ANAF, oamenii se cunosc cu inspectorii, care tind să aibă o abordare profesionistă a controalelor efectuate, fără a face abuzuri.

Sorin BÂSCĂ
Cont Consulting

Articole similare

Scrieţi un comentariu

Acest sit folosește Akismet pentru a reduce spamul. Află cum sunt procesate datele comentariilor tale.