O soluție așteptată de mediul de afaceri de foarte mult timp a apărut recent: posibilitatea depunerii electronice a cererii și documentelor anexe pentru eliberarea certificatelor / documentelor portabile A1. Acestea sunt necesare companiilor care detașează lucrători pe teritoriul Uniunii Europene sau lucrătorilor independenți care urmează să lucreze în afara României.

Documentul portabil A1 este unicul care atestă faptul că persoana respectivă este angajată legal iar plata asigurărilor sociale este realizată în țara care îl emite, nefiind însă echivalent unui permis de muncă. Acest certificat este unic la nivelul Uniunii Europene și este emis în fiecare țară de către autoritățile de resort, în România instituția responsabilă fiind Casa Națională de Pensii Publice (CNPP).

Activitatea societăților comerciale care detașează lucrători în spațiul comunitar era mult îngreunată de perioadele lungi de timp care treceau de la depunerea efectivă a dosarului pentru obținerea documentelor portabile A1 și până la obținerea efectivă a acestora, de multe ori, companiile fiind nevoite să detașeze personalul înainte de intrarea în posesia documentelor, riscând astfel penalități și controale suplimentare de la autoritățile statelor de pe sau pe teritoriile cărora detașau personal. Perioada de timp care trecea, de obicei, între depunerea cererilor pentru documentele portabile A1 și obținerea lor fizică era undeva între 3 și 6 luni, iar în condițiile în care o companie se angaja într-un contract care implica detașare de personal pe teritoriul comunitar prefera de regulă să detașeze personalul înainte de obținerea fizică a documentelor A1, pentru a nu risca pierderea contractelor cu partenerii comunitari.

CNPP, în comunicatul ocazionat de lansarea facilității de depunere online, afirmă că certificatul va putea fi obținut într-un interval rezonabil de timp, dacă dosarul depus va fi complet. Rămâne de văzut ce înseamnă efectiv acest interval rezonabil de timp în zile, săptămâni sau luni, un lucru reiese cert din acest comunicat, instituția nu a implementat un sistem prin care să verifice și corectitudinea completării cererilor, în așa fel încât să nu mai fie necesară revenirea asupra dosarului depus.

Documentele necesare pentru obținerea certificatului portabil A1 sunt:

  • în cazul angajatorilor:
    • Certificatul de înregistrare a societății;
    • Certificatul de atestare fiscală;
    • Adeverință de la Inspectoratul Teritorial de Muncă, respectiv declarație pe propria răspundere a reprezentantului legal al angajatorului, din care să rezulte numărul total de salariați;
    • Certificatul constatator privind situația angajatorului, emis pentru luna în curs;
    • Situații financiare actuale ale solicitantului din România;
    • Declarație pe propria răspundere a angajatorului prin care să se ateste cifra de afaceri realizată de acesta în România și cea realizată de acesta pe teritoriul celuilalt stat membru, în ultimul an, respectiv de la data înființării;
    • Contracte comerciale implementate pe teritoriul României anterior perioadei pentru care se solicită atestarea legislației aplicabile;
    • Contracte comerciale care să fie implementate pe teritoriul României în perioada pentru care se solicită atestarea legislației aplicabile;
    • Contractul / antecontractul încheiat între angajatorul din România și angajatorul din statul de angajare, precum și traducerea autorizată;
    • Declarația lunară D112 (anexa 1.1 și anexa 1.2);
    • Cartea de identitate / buletinul de identitate din România al salariatului / ților;
    • Contractul individual de muncă al salariatului / ților;
    • Adeverința privind stagiul de cotizare realizat în ultimele 12 luni;
    • Declarație pe propria răspundere a angajatorului care să ateste eventualele perioade pentru care persoanele pentru care se solicită documente portabile A1 au beneficiat de formulare E 101 și E 102, documente portabile A1.
  • în cazul lucrătorilor independenți:
    • Certificatul de înregistrare în registrul comerțului și autorizare a funcționării;
    • Cetificatul de atestare fiscală;
    • Certificatul constatator, pentru luna în curs;
    • Situații financiare actuale ale solicitantului din România, în care să fie înregistrate informații privind veniturile brute realizate în România și în statul de angajare (se vor prezenta documente financiare, precum decizia de impunere și / sau registrul de încasări și plăți, semnate și ștampilate);
    • Contracte comerciale implementate pe teritoriul României anterior perioadei pentru care se solicită atestarea legislației aplicabile;
    • Contractul / ele sau antecontractul / ele încheiat / e de lucrătorului independent privind activitatea din statul de angajare, precum și traducerea autorizată;
    • Dovada asigurării în sistemul public de asigurare pentru accidente de muncă și boli profesionale;
    • Dovada asigurării în sistemul public al asigurărilor sociale de sănătate;
    • Dovada Asigurării în sistemul public al asigurărilor pentru șomaj;
    • Cartea de identitate / buletinul de identitate din România al lucrătorului independent în cauză;
    • Adeverința privind stagiul de cotizare realizat în ultimele 12 luni;
    • Declarație pe propria răspundere prin care să se ateste eventualele perioade pentru care lucrătorul independent în cauză a beneficiat sau nu de formularul E 101 și E 102, documente portabile A1.

Cum se face depunerea electronică a cererii pentru documentul portabil A1:

  • Se intră pe pagina internet a CNPP, https://www.cnpp.ro/.
  • Se selectează din meniul principal Comunicare cu publicul – Depunere cereri și documente.
  • În pagina nou deschisă, din zona preselectată Depunere cereri și documente (în partea stângă), se selectează Persoane juridice, apoi Relații internaționale.
  • Se alege cererea relevantă din meniul din partea de sus a paginii Depunere cerere pentru. Pentru societăți comerciale, se va selecta Societăți comerciale – cazuri de pluriactivitate.
  • Se completează datele de persoanei care face solicitarea, datele de identificare ale societății, apoi în zona din partea de jos se vor încărca documentele persoanelor pentru care se solicită documentele portabile A1, în zona Fișiere de încărcat.
  • Atenție! CNPP nu specifică dacă trebuie încărcate documentele unul câte unul pentru fiecare salariat în parte, sau dacă se pot încărca toate documentele scanate într-un singur fișier pentru toți salariații, nu există instrucțiuni legate de dimensiunea maximă acceptată a fișierelor care trebuie încărcate, formatul acceptat al fișierelor sau daca acestea trebuie sau nu semnate electronic ori olograf. De aceea, înainte de o trimtere efectivă, ar fi util să dați un telefon la CNPP pentru a lămuri toate aceste informații.
Notă: Textul este valabil la data publicării sale, are scop orientativ și reprezintă o interpretare a specialiștilor firmei Cont Consulting, fără a se intenționa substituirea prevederilor legale în vigoare. Nu suntem răspunzători pentru eventualele daune provocate de folosirea acestui material în scop legal sau ca probă într-un eventual litigiu.
Credit foto: Fotolia