Ce sunt deplasările în interes de serviciu ?
Deplasările în interes de serviciu reprezintă exercitarea atribuțiilor angajaților unei companii în alt loc al muncii decât cel normal, în interes de serviciu.
Deplasările în interes de serviciu pot fi dispuse de către angajator, conform legislației muncii. În practică, există două tipuri de deplasări, în funcție de specificul fiecărui loc de muncă:
- extraordinare, atunci când locul de muncă al salariatului nu presupune în mod normal deplasarea salariatului (contabili, secretariat etc.);
- uzuale, atunci când locul de muncă al salariatului presupune deplasarea sa (service, vânzări, intervenții etc.).
Deplasările salariaților pot fi dispuse în țară sau în străinătate.
Care sunt drepturile și obligațiile salariatului aflat în deplasare ?
Conform Codului Muncii, locul muncii poate fi modificat unilateral de către angajator, prin delegarea sau detașarea salariatului într-un alt loc decât cel de unde își îndeplinește uzual sarcinile de serviciu. Salariatul nu poate refuza în mod legal deplasarea dispusă de către angajator.
Angajatorul are obligația de a acorda salariatului pe perioada deplasării toate facilitățile de care beneficiază în mod uzual prin contractul de muncă. În plus, salariatului trebuie să-i fie acoperite de către angajator cheltuielile de transport și cazare pe toată perioada deplasării, plus o indemnizație de deplasare, care poartă numele uzual de diurnă.
Ce este diurna, când și cum se acordă ?
- Diurna este indemnizația pe care angajatorul o plătește angajatului pentru schimbarea locului muncii.
- Legislația incidentă acordării diurnei este: Legea 53/2003 – Codul muncii, Hotărârea Guvernului 714 / 2018 și Hotărârea Guvernului 518 / 1995 pentru aspecte legate de diurnele externe.
- Diurna se acordă pentru fiecare zi calendaristică de deplasare, chiar dacă aceasta presupune zile de sfârșit de săptămână.
- Pentru sistemul privat, acordarea diurnei pentru deplasările interne este condiționată doar de existența schimbării temporare a locului de muncă, fără alte condiții referitoare la distanța față de locul normal al muncii sau numărul de ore de deplasare.
- Pentru angajații din sistemul public, prin HG 714 / 2018, sunt reglementate o serie de condiții care trebuie îndeplinite pentru a putea primi indemnizație de deplasare:
- deplasarea să fie în altă localitate sau la mai mult de 5 km de locul unde salariatul își desfășoară munca în mod normal;
- durata deplasării să depășească 12 ore.
- Pentru deplasările externe, HG 518 / 1995 stabilește cuantumul diurnei zilnice, dar și că diurna se acordă astfel: pentru fracţiunile de timp care nu însumează 24 de ore, diurna se acordă astfel: 50% până la 12 ore şi 100% pentru perioada care depăşeşte 12 ore.
Care sunt documentele necesare justificării unei deplasări în interes de serviciu ?
Documentul de bază care trebuie întocmit de companii pentru a justifica deplasările salariaților în interes de serviciu este ordinul de deplasare.
- Ce se menționează pe ordinul de deplasare:
- numele salariatului și funcția;
- scopul și locul deplasării;
- data și ora plecării, data și ora sosirii.
- Concomitent, companiile ar trebui să emită și o decizie prin care să stabilească valoarea diurnei acordate salariaților pe perioada deplasării.
- Dacă pe durata deplasării salariatul este nevoit să plătească din banii proprii anumite cheltuieli pe care dorește ca angajatorul să i le deconteze, acesta trebuie să completeze și un Decont de cheltuieli, la care să atașeze toate documentele justificative (facturi, bonuri fiscale). Acestea trebuie să fie emise purtând datele de identificare ale angajatorului (denumire, CUI, număr înregistrare ONRC etc.) și nu pe numele salariatului.
- De asemenea, Decontul de cheltuieli trebuie completat si pentru evidențierea diurnei pe care o primește salariatul în perioada deplasării, chiar dacă aceasta este achitată în numerar sau prin virament.
- Dacă salariatul a primit un avans în numerar de la angajator înaintea deplasării, acest avans trebuie evidențiat prin completarea de către aceștia a unei Dispoziții de plată / încasare. Suma maximă care poate fi acordată în numerar ca avans salariatului este de 10.000 lei, conform Legii 70/2015.
- Salariatul nu are voie să ridice un nou avans până nu îl decontează pe cel ridicat anterior, conform Decretului nr. 209 din 5 iulie 1976.
Care este valoarea minimă și maximă a diurnei ?
Nivelul diurnei este stabilit de HG 714 / 2018 pentru deplasările în interiorul țării și de anexa la HG 518 / 1995 pentru deplasările externe.
- Diurna pentru deplasări în țară
- Diurna zilnică pentru angajații aparatului bugetar este de 20 lei.
- Diurna zilnică deductibilă maximă pentru angajații din mediul privat este de 2,5 ori nivelul stabilit pentru angajații aparatului bugetar, deci 20 x 2,5 = 50 lei.
- Diurna pentru deplasări în străinătate este stabilită pentru fiecare țară în parte, asttfel:
Nivel diurna externa
Probleme fiscale și de interes
- Există nivel minim al diurnei ? R: NU, dar practica uzuală a controalelor desfășurate de Inspecția Muncii este de a da dispoziții angajatorilor în vederea acordării unui nivel al diurnei suficient, raportat la locul unde se efectuează deplasarea salariaților. Această practică se referă mai mult la diurna acordată pentru deplasări în afara țării.
- Există nivel maxim al diurnei ? R: La angajații din sistemul bugetar DA, limita maximă este stabilită de reglementările legale prezentate mai sus. Pentru angajații sistemului privat NU există limită superioară a diurnei, dar suma care depășește limita fiscală (de 2,5 ori limita pentru aparatul bugetar) trebuie impozitată ca primă salarială, cu toate taxele aferente salariilor.
Anexe: model Ordin de deplasare, adaptat conform legislației.
Notă: Textul este valabil la data publicării sale, are scop orientativ și reprezintă o interpretare a specialiștilor firmei Cont Consulting, fără a se intenționa substituirea prevederilor legale în vigoare. Nu suntem răspunzători pentru eventualele daune provocate de folosirea acestui material în scop legal sau ca probă într-un eventual litigiu.